Déposer ses travaux de recherche

HAL est l’archive ouverte pluridisciplinaire nationale développée par le CNRS et administrée par le CCSD. Elle est destinée au dépôt et à la diffusion des travaux scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, et de thèses, émanant des établissements d'enseignement et de recherche français.

La plupart des documents déposés sont des publications (articles, communications, ouvrages, chapitre d'ouvrage, posters, etc.). Il est néanmoins possible de déposer des documents non publiés (working papers, pre-prints, rapports, thèses). Le chercheur y dépose le fichier (le texte intégral) et l’accompagne d’une description bibliographique (les métadonnées).

Le dépôt en accès libre dans une archive ouverte ne remet pas en cause les droits de propriété intellectuelle des auteurs.

Déposer dans HAL offre :

• une visibilité accrue (moissonnage par les moteurs de recherche et notamment Google Scholar)
• la preuve de l’originalité et de l’antériorité de vos publications (publications horodatées)
• la localisation, le stockage, l’accès pérenne des fichiers de vos publications scientifiques
• la conservation de l’intégralité de vos droits d’auteur
• le transfert du fichier déposé vers d’autres plateformes thématiques (arXiv, PubMed…)
• l’accès immédiat et libre aux publications financées par les appels à projets européens et de l’ANR (obligation de diffusion des résultats de recherche en open access)
• la saisie automatique de la partie bibliométrie (rubriques « Publications scientifiques ») du CRAC et du RIBAC pour les chercheurs du CNRS

• Vérifier que votre papier n’a pas déjà été déposé sur la plateforme par l’un de vos co-auteurs.
• Le dépôt doit être effectué en accord avec les co-auteurs et dans le respect de la politique des éditeurs.
• La mise en ligne est assujettie à une modération. Le CCSD, qui administre HAL, se réserve le droit de refuser les fichiers ne correspondant pas aux critères de la plateforme.
• Tout dépôt de fichier texte est définitif, aucun retrait ne sera effectué après la mise en ligne de l’article. Une seconde, puis une troisième version peuvent être déposées ultérieurement.
• Les fichiers textes (format pdf) ou les fichiers images (format png et jpeg) composant votre dépôt sont transférés au CINES dans un contexte d’archivage à long terme.
• Le fichier déposé peut être généré avec LaTeX, HAL se charge de la compilation et de la création des fichiers visualisables ps et pdf (pas de caractères spéciaux dans les noms de fichiers LaTeX pour éviter d'éventuels soucis de compilation).

La loi pour une République Numérique simplifie grandement la situation et vous autorise à déposer le postprint (la version finale acceptée) de vos articles dans HAL avec un embargo maximum de 6 mois pour une revue en Sciences, Techniques et Médecine ou 12 mois pour une revue en Sciences Humaines et Sociales, quel que soit le contrat signé avec l’éditeur. Pour les autres types de publication (monographie par exemple), il faut se référer aux clauses du contrat d’édition.

Si vous déposez un fichier produit par l’éditeur (tiré-à-part envoyé par l’éditeur, téléchargement depuis le site de l’éditeur ou numérisation de l’exemplaire papier), assurez-vous au préalable que vous en avez le droit : soit en demandant l’autorisation à l’éditeur, soit en consultant les sites recensant leurs politiques (Sherpa, Mir@bel, Dulcinea).

Après authentification, vous pouvez déposer depuis HAL, HAL-SHS ou le portail HAL Paris 1 indistinctement. Les portails sont des points d’entrée différents dans HAL.

Consulter le tutoriel vidéo co-réalisé par l'Inist-CNRS et le CCSD pour connaitre la procédure de dépôt sur HAL.

Suivez un webinaire du CCSD pour une aide au dépôt dans HAL.
 

La protection juridique du dépôt des publications scientifiques offerte par l’article 30 de la Loi pour une République Numérique varie en fonction du type de publication. Elle permet le dépôt en open access des écrits scientifiques (recensions, communications, comptes rendus, interventions, commentaires, rapports) publiés dans une revue paraissant au moins une fois par an (articles ou actes de colloques paraissant dans une revue) immédiatement si l’article est en accès gratuit sur le site de la revue ; sinon, embargo maximum de 6 mois pour les STM et de 12 mois pour les SHS.

À partir de quelques questions simples, WillO, outil en ligne développé par Lilliad (Université de Lille), vous permet de connaître vos droits et obligations pour diffuser vos publications en libre accès.

Vous pouvez déposer :

• la version pre-print de votre article (fichier auteur). C’est la version auteur soumise auprès de la revue avant relecture et correction par les pairs.
• la version post-print de votre article (ficher auteur). C’est le manuscrit auteur relu par les pairs et accepté pour publication = contenu de la version publiée sans la mise en forme de l'éditeur. Cela correspond au "pre-proof", au "final draft post-refereeing" ou encore au AAM – Author’s Accepted Manuscript.
• si vous avez publié votre article en open access sous licence Creative Commons (avec ou sans frais de publication, APC) : déposez dans HAL et sans embargo la version pdf publiée.

Vous ne pouvez pas déposer :

•  la version publiée (fichier éditeur). C’est la version (pdf) mise en forme par l'éditeur, ni les proofs ou templates, sauf si l’éditeur ou la revue autorisent explicitement le dépôt dans HAL de la version pdf publiée.

Ressources utiles : 
Consulter les politiques éditoriales des revues avec Sherpa, Mir@bel, et Dulcinea.

Comment récupérer la dernière version d'un manuscrit sur le site de mon éditeur ?

En tant qu'auteur correspondant, vous pouvez généralement le récupérer sur la plateforme de soumission de la revue.

OpenAccess Button a créé Direct2AAM pour vous aider à retrouver facilement votre manuscrit (AAM ou Author Accepted Manuscript), à partir des systèmes de soumission des principales revues scientifiques : Editorial Manager, eJournalPress, ScholarOne, etc.

Editorial Manager pour les éditeurs suivants : Elsevier, Oxford Academic, SpringerNature, University of Chicago Press, Wiley, Wolters Kluwer, etc.

eJournalPress pour les éditeurs suivants : American Association for Cancer Research, American Institute of Physics, American Physiological Society, Biophysical Journal, eLife, JAMA, Palgrave Macmillan, PNAS, SIAM, etc.

ScholarOne pour les éditeurs suivants : BMJ, Emerald, RSC, Sage, Taylor & Francis, Wiley, etc.

Conservez systématiquement dans un répertoire "HAL" de vos documents la version finale de votre manuscrit (pre-proof = clean copy = pre-copyedit), en particulier si vous êtes auteur correspondant de la publication.

Quels sont les dépôts HAL transférés vers RePEc ?

• les dépôts de l'une des disciplines suivantes : Économie et finance quantitative, SHS/Economie et finances ou SHS/Gestion et management.
• les métadonnées des dépôts fulltext (notices bibliographique et dépôts avec fichier texte), sont mises quotidiennement à disposition de RePEc au format ReDIF.
• les dépôts correspondant à des séries RePEc (collections de working papers) sont signalés dans des répertoires spécifiques et sur le site IDEAS Working papers.

Comment transférer mes dépôts HAL ou HAL-SHS vers RePEc ?

Les pré-publications du CES déposés avec le fichier texte dans la collection HAL des "Documents de travail du CES" sont transférées vers RePEc. Ils font également l'objet d'un dépôt légal national (ISSN: 1955-611X) auprès de la Bibliothèque Nationale de France. Ils sont librement consultables sur RePEc/IDEAS et ECONPapers.

Les publications (articles, chapitres d’ouvrages etc) déposées avec le fichier texte dans HAL ou HAL-SHS sont transférées automatiquement vers RePEc.

Contact : Lucie Label, chargée de la collection des "Documents de travail du CES"

ArXiv est la plus ancienne des archives ouvertes (créée en 1991 par l’Université de Cornell, USA). Elle concerne les recherches en physique, mathématiques, informatique et biologie quantitative. Les auteurs peuvent déposer leurs pré-publications ou publications directement dans arXiv en utilisant un formulaire web.

Quels sont les dépôts HAL transférés vers arXiv ?

HAL, l’archive ouverte nationale, coopère avec l’archive ouverte internationale arXiv. A ce titre la plupart des articles déposés sur HAL avec le domaine « Mathématiques [math] » et obligatoirement l’un des sous-domaines disciplinaires correspondants (ex. « Statistiques [math. ST] ») peuvent être transmis à arXiv.

Comment transférer mes dépôts HAL vers arXiv ?

Il faut obligatoirement compléter le titre et le résumé en anglais et sélectionner l’option de transfert proposée en fin de dépôt sur HAL. Fournir les sources pour permettre le transfert vers arXiv. HAL utilise TeX Live 2016 (même version qu’arXiv) pour la compilation des dépôts en LaTeX. HAL se charge de la compilation et de la création des fichiers visualisables (ps et pdf). HAL est considéré comme canal de confiance d’alimentation par la plateforme ArXiv.

PubMed Central est une base de données bibliographiques de référence en génie biomédical et dans les sciences de la vie. PubMed, développée par le National Center for Biotechnology Information (NCBI), est hébergée par la Bibliothèque américaine de médecine des Instituts américains de la santé (NIH).

La plupart des contributions sont téléchargeables gratuitement, mais les droits intellectuels restent à leurs auteurs et les droits commerciaux aux éditeurs (embargo commercial de 6 mois en moyenne).

Quels sont les dépôts HAL transférés vers PubMed Central ?

• les dépôts avec un idenfiant PubMed (PMID) diffusant la version auteur (preprint, postprint) sans embargo sont signalés dans PubMed avec le logo HAL.
• une extraction mensuelle de HAL vers PubMed.
• pour retrouver tous les dépôts concernés avec la fonction recherche de PubMed : ajouter le filtre ‘loprovhalarchives[sb]’ dans le formulaire de recherche.

Comment transférer mes dépôts HAL vers PMC ?

Il faut obligatoirement compléter le dépôt HAL avec le fichier texte en anglais, l’identifiant PubMed (PMID) saisi dans le champs « identifiant », être un domaine disciplinaire des « Sciences du vivant » et sélectionner l’option de transfert proposée en fin de dépôt sur HAL. HAL est considéré comme canal de confiance d’alimentation par la plateforme PMC.

Documentation HAL - Transférer le dépôt HAL vers PubMed Central

Le dépôt en accès libre sur une archive ouverte disciplinaire, nationale ou institutionnelle ne remet pas en cause les droits de propriété intellectuelle des auteurs. « Les lois du copyright des éditeurs doivent être respectées et, avant le dépôt d’un document sur une archive ouverte, le déposant doit vérifier le droit d’archivage et la version du texte déposé, sans oublier l’accord de dépôt des coauteurs.

• AVANT publication, l’auteur reste détenteur des droits sur son texte.
• APRES publication SOUS contrat :

Sauf interdiction, l’auteur a le droit de diffuser sa « version auteur » du document dans une archive institutionnelle. Il est interdit, sauf accord explicite, de déposer un fichier produit par un éditeur commercial.

Si l’auteur a signé la cession à titre exclusif des droits ou une clause d’exploitation électronique du document par l’éditeur : l’auteur doit demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur et respecter les règles d’embargo.

APRES publication SANS contrat l’auteur peut diffuser son document, le copyright n’est pas un frein. »

Source : https://doc.archives-ouvertes.fr/questions-juridiques/

Les plateformes pre-print des éditeurs

Attention, ces plateformes ont été créées par les éditeurs pour étendre leur contrôle de la communication scientifique. Il est donc déconseillé de déposer vos pre-prints sur ces serveurs : SSRN (propriété d'Elsevier), BioRN (Elsevier), ChemRxiv (ACS), etc.

Consulter la liste des serveurs pre-prints par disciplines sur ASAPBio.

Connaitre les politiques éditoriales des revues (version et embargo)

De nombreux éditeurs scientifiques permettent, la loi pour une République numérique l’encourage, le dépôt en archives ouvertes, sous certaines conditions (embargo ou version d’écriture) du fichier texte en « version auteur » (version finale acceptée pour publication, postprint, final draft, AAM).

• La version preprint est celle que l’on envoie à l’éditeur, et donc avant les corrections par le comité de lecture (évaluation par les pairs ou peer review).
• La version postprint (final draft, digital draft) est la dernière version avant publication après les corrections du comité de lecture. Elle est souvent très proche de la version qui sera éditée.
• La Publisher version ou version définitive est celle produite et diffusée par l’éditeur. Elle contient toutes les mises en forme de l’éditeur et est disponible sur la plateforme de l’éditeur via abonnement. Elle reste la propriété de l’éditeur durant la période d’exploitation commerciale (embargo) définie pour chaque revue.

Comment savoir quelle version du texte et quand puis-je la déposer sur HAL ? Il y a deux points à vérifier avant le dépôt d’un fichier texte sur une archive ouverte : 

1.  Quelle version de votre publication vous êtes autorisé à diffuser?
2.  S’il existe un embargo pour la diffusion de cette version?

Et toujours avec l’accord préalable de vos co-auteurs.

Connaitre les conditions de diffusion de ma publication dans une revue

Afin de connaitre les embargos pratiqués par chaque revue et éditeur ou la version d’une publication qui peut être diffusée, consulter les trois référentiels ci-dessous :

• Revues anglophones - Sherpa
• Revues francophones - Mir@bel
• Revues hispanophones - Dulcinea

 Astuce : pour connaître vos droits pour déposer en Open Access, Lilliad propose l'outil Willo sous forme de questionnaire :
https://decadoc.typeform.com/to/W2ZZMV

Les APC (Article Processing Charges) constituent l’un des modèles économiques des revues en open access, également appelé modèle "auteur-payeur". Il s'agit de revues entièrement open access, à distinguer des revues sous abonnement qui proposent des options payantes open access (revues hybrides).  Par ailleurs, les APC  payés par les auteurs (ou leurs institutions / leurs financeurs), sont généralement beaucoup plus élevés dans les revues hybrides que dans les revues « full open access » (Rapport du Wellcome Trust Developping an effective market for Open Access article processing charges, 2014).

Les APC sont les frais de publication demandés par les éditeurs pour financer la diffusion en open access des articles scientifiques. Ils s'ajoutent aux autres frais de publication (couleur, figures, frais de soumission...) de l’édition imprimée.

Toutes les revues en libre accès ne facturent pas systématiquement des APC. Ces revues sont recensées sous forme de liste dans le Directory of Open Access Journals (DOAJ) (chemin d’accès : DOAJ > Search > Journals > APC).

Consultez le DOAJ : Directory of Open Access Journals pour connaître le montant APC des revues open access référencées.

Grossmann, A., & Brembs, B. (2021). Current market rates for scholarly publishing services. F1000Research, 10(20), 20. https://doi.org/10.12688/f1000research.27468.1

Tester Compass to Publish, un outil public de l’Université de Liège, aidant à évaluer, sur base d'un examen critérié et transparent, le degré d'authenticité de revues en Open Access exigeant des frais de publication (APC).

Le modèle de publication en open access crée de nouveaux flux financiers (frais de publication ou APC). Les éditeurs prédateurs exploitent le principe du libre accès de l’édition scientifique en exigeant des auteurs un paiement (modèle auteur-payeur) en échange des services éditoriaux et de révisions par les pairs pour publier en open access. De nouvelles revues ont ainsi été créées, souvent avec un titre proche d’un journal de référence du domaine disciplinaire, un fonctionnement éditorial, scientifique ou financier opaque, des délais de révision et publication très court, et avec des facteurs d’impact factices.

Vérifiez toujours la qualité d’une revue avant de soumettre ou réviser un article, d’intégrer le comité éditorial, ou de coordonner un numéro spécial.

Quelques indices :

• se méfier des éditeurs qui démarchent les auteurs par courriel, qui propose des calendriers de publication improbable (soumission, peer reviewing…), qui ne sont pas transparentes sur le processus de révision ou les frais APC.
• contrôlez si l’éditeur (publisher) ou la revue (journal) est listé par le site Stop Predatory Journals.
• contrôler si la revue est présente dans la liste négative du DOAJ.
• tester Compass to Publish, un outil public de l’Université de Liège aidant à évaluer, sur base d'un examen critérié et transparent, le degré d'authenticité de revues en Open Access exigeant des frais de publication (APC).
• contrôler les informations indiquées sur le site de l'éditeur ou de la revue (facteur d'impact, présence dans différentes bases de données - WoS, Scopus -, personnes impliquées dans le board de la revue, etc.
• contacter le comité éditorial de la revue avec des questions précises sur le fonctionnement, le processus de révision, les droits d’auteur, etc.
• utiliser les recommandations du site Think Check Submit.

Attention, toutes les revues proposant des APC ne sont pas issues des éditeurs prédateurs, mais tous les éditeurs prédateurs proposent des APC.

Ressources utiles

Critères détaillés des listes de Jeffrey Beall (ce lien est un lien "web-archive", le blog ayant été fermé en janvier 2017 suite à des pressions).
Grudniewicz, Agnes, et al. "Predatory journals: no definition, no defence." (2019): 210-212. doi: 10.1038/d41586-019-03759-y

Tutoriel "Comment éviter les éditeurs prédateurs ?" (infographie Licence CC BY, Mission d'Appui à la Recherche Scientifique, BU Lille 2).
 

Définitivement adoptée par le Parlement le 28 septembre 2016, la loi pour une République Numérique a été publiée au Journal officiel du samedi 8 octobre 2016. Ce texte prévoit de nombreuses mesures indispensables au fonctionnement d'une société numérique et, plus particulièrement l’article 30 sur les écrits scientifiques.

Que dit la loi ?

« Lorsqu’un écrit scientifique issu d’une activité de recherche financée au moins pour moitié par des dotations de l’Etat, des collectivités territoriales ou des établissements publics, par des subventions d’agences de financement nationales ou par des fonds de l’Union européenne est publié dans un périodique paraissant au moins une fois par an, son auteur dispose, même après avoir accordé des droits exclusifs à un éditeur, du droit de mettre à disposition gratuitement dans un format ouvert, par voie numérique, sous réserve de l’accord des éventuels coauteurs, la version finale de son manuscrit acceptée pour publication, dès lors que l’éditeur met lui-même celle-ci gratuitement à disposition par voie numérique ou, à défaut, à l’expiration d’un délai courant à compter de la date de la première publication. Ce délai est au maximum de six mois pour une publication dans le domaine des sciences, de la technique et de la médecine et de douze mois dans celui des sciences humaines et sociales. »

Que vous donne-t’elle le droit de faire ?

Quel que soit votre contrat avec l’éditeur de la revue, vous pouvez déposer dans HAL la version acceptée de votre manuscrit ou final draft (fichier auteur, pas la version publiée de l’éditeur) dès la publication :

• sans embargo si votre article est en accès gratuit sur le site de la revue
• ou en appliquant un embargo maximum de 6 mois pour les sciences, techniques et médecine et 12 mois pour les sciences humaines.

Quelles incidences pour mes dépôts sur les archives ouvertes ?

Le Guide d’application de l’article 30 de la Loi pour une République numérique
Guide Couperin sur la loi République numérique
Open Access : quelles incidences de la loi « République numérique » ?, Lionel Maurel (octobre 2016)

Identifier les droits liés au dépôt d'un texte dans une archive ouverte

Le droit d’auteur protège toute création intellectuelle, dès lors qu’elle est originale et formalisée. Pour être originale, l’œuvre doit porter l’empreinte de la personnalité de son auteur ou représenter un apport intellectuel.

Le droit moral de l’auteur est destiné à assurer le respect tant de l’auteur que de l’œuvre, dès sa création. Le droit moral est perpétuel et incessible, transmissible uniquement par héritage (sauf dispositions spécifiques aux agents publics) et comprend le droit de paternité.

Les droits patrimoniaux ou droits d’exploitation gèrent la diffusion des œuvres et peuvent être transférés à un représentant ou cédés à un tiers (éditeur, etc.). Ils ont une durée limitée (70 ans après la mort de l’auteur, dans l’Union Européenne, l’œuvre tombe dans le domaine public).

Lorsqu’un chercheur dépose une publication sur une archive ouverte il propose une diffusion libre de ses travaux, mais ce n’est pas une libre réutilisation de ses travaux ou une œuvre libre de droit.

Le dépôt dans une archive ouverte modifie-t-il les droits des auteurs ?

• Le ou les auteurs conservent l'intégralité de leurs droits moraux sur leurs travaux.
• En déposant dans une archive ouverte, l'auteur s'engage à transférer tout ou partie de ses droits patrimoniaux par des contrats ou des licences d’utilisation visant une diffusion plus large. Avec une licence de type Creative Commons, il définit par exemple lui-même les utilisations autorisées.

Quels droits contractuels me lient à l'archive ouverte ?

• L'auteur, en déposant son texte, autorise la reproduction et la représentation de l'œuvre par les utilisateurs, à des fins de recherche et d'enseignement. Les conditions de cette cession dépendent de l'archive ouverte et de la Licence Creative Commons choisie par l'auteur pour accompagner son dépôt. 
• De son côté, l'archive ouverte s'engage à respecter le droit à la paternité (le nom de l'auteur et les références de l'auteur) et le droit à l'intégrité de l'œuvre. Elle garantit également la permanence de la base et la pérennité des données.
• Aussi, pour permettre la préservation à long terme des documents et la citation électronique, il est recommandé de ne pas demander le retrait d’une publication auto-archivée. Néanmoins, la possibilité de retrait existe dans certaines archives ouvertes.

Protéger vos droits et lire un contrat d’édition

Le contrat d’édition est un contrat, obligatoirement écrit, par lequel l’auteur d’une œuvre de l’esprit, ou ses ayants droit (ses héritiers, par exemple), cède à un éditeur le droit de fabriquer des exemplaires de l’œuvre, de la réaliser sous forme numérique et d’en assurer la diffusion.

Ressources utiles
Qu’est-ce qu’un contrat d’édition ? (Direction de l’information légale et administrative et Ministère en charge de la culture et de la communication - Mise à jour juin 2018)
Anne-Laure Stérin, « Le/la chercheur.e publie » , carnet de recherche Questions d’éthique et droit en SHS (septembre 2017)

Creative Commons est une organisation à but non lucratif qui a pour but de favoriser, dans un cadre légal, la mise à disposition et la circulation des œuvres, l’échange et la créativité.

Diffuser des ressources sous licence CC

Depuis 2014, HAL permet l’utilisation de licences Creative Commons lors du dépôt. Dans la section « Compléter les métadonnées du document », cliquez sur « Afficher la liste complète des métadonnées », puis la métadonnée « Licence », et sélectionnez dans la liste la LCC souhaité.

« Le CC-BY est l’une des licences Creative Commons les plus libérales. Elle ne prescrit que de citer l’auteur original. Pour le reste, l’éventail des autorisations est très large :

• il est possible de réaliser un dérivé de l’œuvre originale (ce qui comprend notamment les traductions).
• il est possible de faire une utilisation commerciale de l’œuvre (ce qui permet d’assurer le défraiement d’une diffusion par clé USB ou par une impression sur support papier). 
• il est possible de reproduire l’œuvre sous une autre licence.

En raison de son ouverture maximale, cette licence est actuellement privilégiée par l’initiative de Budapest. »

Source : Pierre-Carl Langlais, Les archives HAL vont-elles passer sous licence libre ?, décembre 2013. https://scoms.hypotheses.org/15

Ressources utiles

Documentation HAL - Les licences creative commons
Site Creative Commons
Archives ouvertes et licences Creative Commons : des synergies à conforter (Lionel Maurel, 2016)
Pourquoi diffuser des travaux de recherche sous licence « Pas de modification » n’est pas une bonne idée (Lionel Maurel, 2020)